Funciones Principales de un Copista de Notaría

El copista en una notaría es un empleado fundamental encargado principalmente de la reproducción y expedición de los documentos notariales, así como de otras tareas administrativas y de archivo que garantizan el correcto funcionamiento y la conservación del protocolo notarial. Aunque algunas de sus funciones pueden solaparse o complementarse con las del oficial jurídico o personal administrativo, su rol es específico y crucial.

A continuación, se detallan algunas de sus funciones más importantes:

1. Expedición de Copias de Documentos Notariales:
   • Copias Simples: Preparar y expedir copias simples de las escrituras y actas notariales para los interesados o para trámites que no requieren la fe pública en la copia misma.
   • Copias Autorizadas (o Testimonios) físicas o electrónicas: Confeccionar las copias autorizadas de los documentos del protocolo, que son aquellas que llevan la fe pública del notario y tienen valor ejecutivo o probatorio. Esto implica:
     • Reproducir fielmente el contenido de la matriz (documento original obrante en el protocolo).
     • Incorporar las notas de expedición correspondientes.
     • Prepararlas para la firma y sello del notario.
   • Gestionar las solicitudes de copias, tanto presenciales como telemáticas.
   • Llevar un control riguroso de las copias expedidas.
2. Manejo y Conservación del Protocolo Notarial:
   • Ser responsable de la correcta manipulación física de los tomos del protocolo notarial, asegurando su integridad y conservación.
   • Localizar las matrices originales en el protocolo cuando se solicitan copias o consultas.
   • Colaborar en la encuadernación y el archivo ordenado de los tomos del protocolo.
   • Vigilar el estado de conservación de los documentos antiguos y proponer medidas para su preservación si fuera necesario.
3. Gestión de Archivos y Documentación:
   • Archivar y organizar la documentación relacionada con la expedición de copias.
   • Mantener actualizados los índices y repertorios que facilitan la búsqueda de documentos en el protocolo.
   • Colaborar en la digitalización de documentos y en la gestión de archivos electrónicos, si la notaría cuenta con estos sistemas.
4. Atención al Público (en relación con copias y archivo):
   • Atender a los clientes que solicitan copias de documentos, informándoles sobre los requisitos, costes y plazos.
   • Resolver dudas básicas sobre la documentación archivada.
5. Tareas Administrativas Auxiliares:
   • Realizar fotocopias, escaneos y otras tareas de reprografía.
   • Colaborar en la preparación de la documentación para su envío a registros u otras instituciones, especialmente en lo referente a las copias.
   • Apoyar en la gestión del correo y la paquetería relacionada con la expedición de documentos.
6. Uso de Herramientas Específicas:
   • Manejar fotocopiadoras de alta capacidad, escáneres y, en su caso, software de gestión documental o específico para la expedición de copias telemáticas.

Habilidades y cualidades requeridas

• Gran atención al detalle y meticulosidad para evitar errores en la reproducción de documentos.
• Organización y método en el manejo de archivos.
• Responsabilidad y cuidado en la manipulación de documentos originales y valiosos.
• Rapidez y eficiencia en la gestión de solicitudes.
• Conocimientos básicos de la estructura y contenido de los documentos notariales.
• Discreción y confidencialidad.
• Habilidad para el manejo de equipos de oficina.

El trabajo del copista es esencial para que los ciudadanos y las instituciones puedan obtener reproducciones fidedignas de los actos y negocios jurídicos formalizados ante notario, garantizando así la seguridad jurídica. Su labor asegura que el contenido del protocolo sea accesible de forma ordenada y conforme a la ley.

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