El Contable y Responsable de Administración en una notaría es una figura clave que se encarga de la gestión económica, financiera, fiscal y administrativa de la oficina notarial. Su labor es esencial para asegurar el cumplimiento de las obligaciones legales y la correcta marcha económica de la notaría.
A continuación, se detallan sus funciones más importantes:
- Gestión Contable y Financiera:
- Llevar la contabilidad general de la notaría (ingresos, gastos, facturación) de acuerdo con el Plan General Contable y la normativa específica aplicable.
- Elaborar y presentar los libros contables obligatorios.
- Realizar la conciliación bancaria y el control de tesorería.
- Gestionar los cobros a clientes (minutas notariales, provisiones de fondos) y los pagos a proveedores.
- Preparar presupuestos, analizar desviaciones y realizar informes financieros periódicos para el notario.
- Controlar los costes y optimizar los recursos financieros de la notaría.
- Gestionar la relación con entidades bancarias.
- Gestión de Facturación y Minutas Notariales:
- Supervisar o realizar la correcta aplicación del arancel notarial para la elaboración de las minutas (facturas) por los servicios prestados.
- Asegurar la correcta emisión y envío de facturas a los clientes.
- Resolver incidencias o dudas relacionadas con la facturación.
- Soporte al Notario en la Gestión Económica:
- Proporcionar al notario la información económica y administrativa necesaria para la toma de decisiones.
- Colaborar en la planificación estratégica y financiera de la notaría.
- [SEGÚN LA NOTARIA] Gestión Administrativa General:
- Supervisar y coordinar las tareas administrativas generales de la oficina.
- Gestionar la contratación y el mantenimiento de los servicios generales (limpieza, seguridad, suministros de oficina, equipos informáticos, software de gestión).
- Controlar el inventario de material de oficina y equipamiento.
- Asegurar el cumplimiento de la normativa en materia de protección de datos (LOPD/RGPD) en el ámbito administrativo y contable.
- Gestionar pólizas de seguros de responsabilidad civil y otros seguros necesarios para la actividad.
- [SEGÚN LA NOTARI] Relación con Proveedores y Organismos Públicos:
- Gestionar la relación con proveedores, negociar condiciones y realizar pedidos.
- Realizar trámites administrativos ante organismos públicos (Ayuntamiento, Comunidad Autónoma, Registros, etc.) en materias de su competencia.
- [SEGÚN LA NOTARIA] Gestión Fiscal normalmente con el apoyo de un gestor externo:
- Calcular, preparar y presentar las declaraciones de impuestos periódicas (IVA, IRPF, Impuesto de Sociedades si procede, retenciones, etc.).
- Gestionar el pago de los impuestos correspondientes a los documentos notariales intervenidos (Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados -ITP y AJD-, Impuesto sobre Sucesiones y Donaciones, plusvalías municipales), en coordinación con los oficiales o gestores encargados de su liquidación específica.
- Mantenerse actualizado sobre la normativa fiscal y sus modificaciones.
- Atender requerimientos e inspecciones de la Agencia Tributaria.
- [SEGÚN LA NOTARIA] Administración de Personal (Recursos Humanos):
- Gestionar las nóminas, seguros sociales y contratos del personal de la notaría.
- Tramitar altas, bajas y modificaciones de contratos en la Seguridad Social.
- Controlar las vacaciones, permisos y ausencias del personal.
- Cumplir con las obligaciones en materia de prevención de riesgos laborales.
- Colaborar en la selección de personal si es necesario.
Habilidades y Cualidades Requeridas:
- Titulación en Contabilidad, Administración y Dirección de Empresas, Económicas o similar.
- Sólidos conocimientos de contabilidad, fiscalidad y legislación laboral.
- Conocimiento del arancel notarial (muy valorable).
- Dominio de software de contabilidad y gestión empresarial (ERP).
- Capacidad de análisis, organización y planificación.
- Rigor, precisión y atención al detalle.
- Habilidades de liderazgo y gestión de equipos (si tiene personal a su cargo).
- Proactividad y capacidad para la resolución de problemas.
- Discreción y confidencialidad en el manejo de información sensible.
- Buenas habilidades de comunicación.
El contable y responsable de administración es vital para la salud financiera y el cumplimiento normativo de la notaría, permitiendo que el notario y el resto del equipo jurídico puedan centrarse en la prestación del servicio notarial con la máxima eficiencia y seguridad.
Otros puestos de trabajo de una notaría:
