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Responsable de administración, facturación y gestión de documentos notariales

26.03.2021|Barcelona |Jornada completa |Adminstración|Notarías

Buscamos a personas interesadas en cubrir una plaza de responsable de administración, facturación y gestión de documentos notariales para una notaría situada en el Baix Llobregat. 

Tareas


RECEPCIÓN

  • Recepción y atención personalizada a clientes presenciales.
  • Recepción y gestión de la centralita de la notaria.
  • Control de recados y canalización de todo tipo de comunicaciones a los departamentos correspondientes.
  • Atención y resolución de todas las peticiones recibidas por correo electrónico (tanto corporativo como notarial).

ADMINISTRACIÓN

  • Facturación de todo tipo de documentos emitidos por la notaría (con y sin cuantía, sencillos y complejos).
  • Control de caja diario (efectivo, visas y cheques recibidos).
  • Reclamación a clientes de documentos pendientes de pago y control de la morosidad.
  • Gestión de cobros y control de la morosidad.

CONTABILIDAD

  • Llevanza de la contabilidad (tanto de facturas emitidas como recibidas).
  • Conciliación de cuentas corrientes y de la cuenta de provisión de fondos.
  • Presentación conjunta con el gestor laboral y fiscal de las obligaciones trimestrales y anuales del despacho.

GESTIÓN DOCUMENTAL y TELEMÁTICA

  • Introducción de índices en la aplicación notarial.
  • Validación y cotejo de dichos índices en el sistema de gestión notarial.
  • Comunicaciones con otros notarios y administraciones estatales (Agencia Tributaría, Catastro, Tratamiento de Poderes Procesales, etc.)

GESTIÓN y TRAMITACION

  • Tramitación de documentos notariales frente a todo tipo de Registros.
  • Presentación y elaboración de impuestos sencillos a nivel de CC.AA. y en menor medida estatal.
  • Contacto y seguimiento de trámites externalizados en gestorías colaboradoras.
  • Liquidación de impuestos relacionados (ITP, AJD, Sucesiones, Donaciones y Sociedades).

TAREAS COLABORATIVAS

  • Soporte a cualquier otro departamento del despacho que lo necesite si existe una punta de trabajo o requiere una estrecha colaboración para completar con éxito sus funciones asignadas.
  • Todo tipo de tareas administrativas propias del departamento al que pertenece y necesarias para mantener el orden y la perfecta organización del área de trabajo a la que pertenezca.

Habilidades


El candidato tiene que ser una persona:

  • Perfil preferiblemente innovador y muy activo en las tareas diarias.
  • Enfoque claramente grupal, orientado a objetivos en grupo.
  • Ordenada, metódica y constante en sus tareas profesionales.
  • Organizada, cuanto más mejor.
  • Enfoque comercial pues tratará directamente con clientes finales y de su aptitud comercial es la que marca la diferencia entre un despacho y otro.
  • Trato cercano, paciente y amable frente a cualquier tipo de cliente.
  • Proactiva frente a las adversidades.
  • Si se diera el caso con dotes didácticas para formar a futuros compañeros/as.
  • Buena comunicadora y buen interlocutor frente a todo tipo de cliente, desde el particular a multinacionales, pasando por despachos o cualquier entidad bancaria.
  • Flexible a cambios y adaptación a cambios en su entorno.
  • Muy cuidadosa y respetuosa hacia la documentación que maneja y la confidencialidad de la misma.
  • Empática y con excelente trato a compañeros y clientes.
  • Con buena presencia sea cual sea el código de vestimenta del despacho.

Requisitos


El candidato/a obligatoriamente debe tener alguna de las siguientes titulaciones:

  • Graduado o licenciado en Derecho
  • Preferiblemente con el master de la abogacía cursado, si procede.
  • Se aceptarán perfiles que estén en último curso del Grado.
  • Se aceptarán perfiles que estén cursando sus estudios con el objetivo de compaginar trabajo y estudios.
  • Graduado o Licenciado superior en Economía, Administración y Dirección de Empresas (ADE)
  • Graduado o Licenciado superior en cualquier tipo de carrera técnica.

Informática:

  • Amplios conocimientos del Sistema de Gestión Notarial (conocido como SIGNO).
  • Usuario habitual de Microsoft Office, en especial de Word, Excel y Outlook.

Idiomas:

  • Imprescindible catalán hablado y escrito.
  • Recomendable inglés hablado.

Conocimientos:

  • Recomendable nivel básico o introductorio en cuanto a todo tipo de fiscalidad aplicada a documentos notariales.
  • Recomendable Conocimientos avanzados de liquidación de impuesto, en especial: ITP-AJD, Donaciones, Sucesiones y Sociedades.
  • Conocimiento de los criterios de facturación marcados por el arancel notarial vigente.
  • Conocimientos básicos de contabilidad.
  • Conocimientos básicos de gestión de la morosidad.

Experiencia


  • Un mínimo de experiencia de 2 años como empleado de notaría.
  • Recomendable experiencia profesional en otros departamentos para mayor visión general del funcionamiento de una notaría.
  • Un mínimo de 2 años en el mercado laboral trabajando en cualquier sector o realizando cualquier tipo de tarea.

Información destacada


  • Incorporación: inmediata.
  • Jornada: completa.
  • Vacaciones:
    • El convenio de notarías fija en 31 días naturales el periodo de vacaciones (23 días laborables).
    • Las vacaciones se disfrutarán a lo largo del año salvo en los meses de julio y diciembre
    • Jornada intensiva en agosto.
  • Horario:
    • El horario se definirá junto al candidato y será flexible siempre que se cumplan los objetivos marcados de manera puntual y eficaz.
    • El oficial de la notaria es mañanas de lunes a viernes de 9 a 14h y las tardes del martes y jueves de 16 a 18h.
    • Flexibilidad de 15 minutos en la entrada y la salida.
  • Contrato: indefinido con periodo de prueba entre 1 y 3 meses a concretar en el momento de su incorporación.
  • Formación:
    • La incorporación lleva asociada unas horas de formación para adaptar al candidato al proceder y a la metodología propia de la notaría en cuanto a la preparación y redacción de los expedientes a firmar diariamente.
    • Una vez incorporado en plantilla se planificará un plan de carrera profesional a medio plazo en función de sus aptitudes y desarrollo personal.
  • Residencia:
    • Se seleccionarán preferentemente perfiles de la misma ciudad de la oferta publicada.
    • Valorable que el candidato tenga su residencia a una distancia no superior a 15km de distancia.
    • Valorable futura movilidad de residencia si la distancia es superior.
  • Beneficios sociales:
    • Ambiente de trabajo muy profesional.
    • Equipo joven y muy motivado.
    • Participación activa en la mejora de procesos y modernización de las tareas diarias del despacho.
    • Gestión de cartera propia de clientes una vez alcanzada una independencia profesional acorde a sus conocimientos.
    • Realización de tareas de supervisión, coordinación y mayor responsabilidad en el mismo departamento o colaborando con el resto de responsables del despacho.
  • Salario:
    • El fijado por el convenio de notarias correspondiente a la categoría fijada.
    • Entre 20.000€ y 36.000€ brutos anuales.
    • El sueldo bruto anual se distribuye en 12 pagas.
    • Este sueldo se fijará y concretarán según las habilidades profesionales, experiencia y aptitudes del candidato
    • En el momento de la contratación se fijará el plazo de revisión del mismo, pudiendo ser al final del año en curso, a vencimiento de contrato si es temporal o un año después de la incorporación.

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