Índices, facturación y tareas de atención al cliente

Tareas

RECEPCIÓN

• Recepción y atención personalizada a clientes presenciales.
• Recepción y gestión de la centralita de la notaria.
• Control de recados y canalización de todo tipo de comunicaciones a los departamentos correspondientes.
• Atención y resolución de todas las peticiones recibidas por correo electrónico (tanto corporativo como notarial).

ADMINISTRACIÓN

• Facturación de todo tipo de documentos emitidos por la notaría (con y sin cuantía, sencillos y complejos).
• Control de caja diario (efectivo, visas y cheques recibidos).
• Reclamación a clientes de documentos pendientes de pago y control de la morosidad.
• Gestión de cobros y control de la morosidad.

CONTABILIDAD

• Llevanza de la contabilidad (tanto de facturas emitidas como recibidas).
• Conciliación de cuentas corrientes y de la cuenta de provisión de fondos.
• Presentación conjunta con el gestor laboral y fiscal de las obligaciones trimestrales y anuales del despacho.

GESTIÓN DOCUMENTAL y TELEMÁTICA

• Introducción de índices en la aplicación notarial.
• Validación y cotejo de dichos índices en el sistema de gestión notarial.
• Comunicaciones con otros notarios y administraciones estatales (Agencia Tributaría, Catastro, Tratamiento de Poderes Procesales, etc.)

GESTIÓN y TRAMITACION

• Tramitación de documentos notariales frente a todo tipo de Registros.
• Presentación y elaboración de impuestos sencillos a nivel de CC.AA. y en menor medida estatal.
• Contacto y seguimiento de trámites externalizados en gestorías colaboradoras.

COPIAS

• Emisión de copias al momento de documentos sin cuantía.
• Archivo de matrices.
• Emisión de copias simples en papel y remisión de las mismas por correo electrónico.
• Relaciones postfirma con todo tipo de clientes particulares, gestorías, empresas y entidades bancarias.
• Validación del derecho de copia y emisión de copias de archivo (conocidas como segundas copias).
• Emisión de Legitimaciones y libro registro de las mismas.
• Emisión de Testimonios y libro registro de las mismas.

TAREAS COLABORATIVAS

• Soporte a cualquier otro departamento del despacho que lo necesite si existe una punta de trabajo o requiere una estrecha colaboración para completar con éxito sus funciones asignadas.
• Todo tipo de tareas administrativas propias del departamento al que pertenece y necesarias para mantener el orden y la perfecta organización del área de trabajo a la que pertenezca.

Habilidades

El candidato tiene que ser una persona:

• Perfil preferiblemente innovador y muy activo en las tareas diarias.
• Enfoque claramente grupal, orientado a objetivos grupales.
• Ordenado, metódico y constante en sus tareas profesionales.
• Organizado, cuanto más mejor.
• Enfoque comercial pues tratará directamente con clientes finales y de su aptitud comercial diferencia un despacho de otro.
• Trato cercano, paciente y amable frente a cualquier tipo de cliente.
• Proactivo frente a las adversidades.
• Si se diera el caso con dotes didácticas para formar a futuros compañeros.
• Buen comunicador y buen interlocutor frente a todo tipo de cliente, desde el particular a multinacionales, pasando por despachos o cualquier entidad bancaria.
• Flexible a cambios y adaptación a cambios en su entorno.
• Muy cuidadoso y respetuosos hacia la documentación que maneja y la confidencialidad de la misma.
• Empático y excelente trato a compañeros y clientes.
• Buena presencia sea cual sea el código de vestimenta del despacho.

Requisitos

Estudios:

• Recomendable Graduado o licenciado en Derecho
• Preferiblemente con el master de la abogacía cursado, si procede.
• Se aceptarán perfiles que estén en último curso del Grado.
• Se aceptarán perfiles que estén cursando sus estudios con el objetivo de compaginar trabajo y estudios.
• Graduado o Licenciado superior en Economía, Administración y Dirección de Empresas (ADE)
• Graduado o Licenciado superior en cualquier tipo de carrera técnica.

Conocimientos:

• Recomendable nivel básico o introductorio en cuanto a todo tipo de fiscalidad aplicada a documentos notariales.
• Conocimientos básicos de liquidación de impuesto, en especial: ITP-AJD, Donaciones, Sucesiones y Sociedades.
• Conocimiento de los criterios de facturación marcados por el arancel notarial vigente.
• Conocimientos básicos de contabilidad.
• Conocimientos básicos de gestión de la morosidad.

Informática:

• Conocimientos del Sistema de Gestión Notarial (conocido como SIGNO).
• Usuario habitual de Microsoft Office, en especial de Word, Excel y Outlook.

Idiomas:

• Imprescindible catalán hablado y escrito.
• Se valorará preferentemente aquellos perfiles conocimientos de Inglés acreditados mediante titulación oficial.

Experiencia